Doręczenia w niemieckim postępowaniu cywilnym

Konrad Graczyk

[hidepost]
Przepis § 180 ZPO ustanawia dodatkowy tryb doręczenia zastępczego. Jeżeli możliwości przewidziane w § 178 ust. 1 pkt 1 i 2 ZPO są niewykonalne, doręczyciel może wrzucić pismo do skrzynki pocztowej przynależącej do mieszkania lub siedziby przedsiębiorstwa lub podobnego urządzenia przeznaczonego do przyjmowania poczty, nadającego się do jej bezpiecznego przechowania. Od tego momentu uważa się pismo za doręczone. Przed wrzuceniem doręczyciel ma obowiązek napisać na kopercie datę oraz złożyć swój podpis (§ 180 ZPO), a w razie konieczności podać także godzinę, aby adresat wiedział, kiedy pismo zostało doręczone.

Według § 181 ZPO, możliwe jest dodatkowe doręczenie zastępcze w razie niewykonalności w oparciu o § 178 ust. 1 pkt 3 lub § 180 ZPO. Polega ono na złożeniu pisma w sekretariacie sądu rejonowego, właściwego ze względu na miejsce doręczenia. Jeżeli zaś doręczenie było zlecone poczcie, pismo należy złożyć w miejscu doręczenia wskazanym przez urząd pocztowy⁴¹. O złożeniu pisma należy poinformować adresata, wrzucając pisemną informację do skrzynki pocztowej lub, gdy nie ma takiej możliwości, zostawiając informację na drzwiach mieszkania, gdyż od tego momentu pismo uważa się za doręczone. Doręczyciel ma obowiązek zanotować na kopercie pisma datę doręczenia. Pismo oczekuje na odbiór przez 3 miesiące, później jest odsyłane do nadawcy.

2) Dokument doręczenia (Zustellungsurkunde)

Na podstawie dotychczasowej analizy można wnioskować o dużym znaczeniu poprawnego udokumentowania czynności doręczenia. Dokument nie jest przesłanką skuteczności doręczenia, a jedynie jego dowodem⁴².

Tylko listonosz jest uprawniony do następczego prostowania usterek dokumentu doręczenia wzmianką z podpisem. Uzupełniający podpis nie narusza skuteczności doręczenia, może natomiast zmniejszać moc dowodową. Sprostowanie musi zostać tak dokonane, aby pierwotna treść była czytelna.

W celu ułatwienia pracy doręczyciela funkcjonuje jednolity dokument dla doręczeń urzędowych, odzwierciedlający kodeksowe wymogi. Został on wprowadzony na mocy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości (Bundesminister der Justiz) z 12.2.2002 r. o wprowadzeniu formularzy dla doręczeń w postępowaniu sądowym (Verordnung zur Einführung von Vordrucken für die Zustellung im gerichtlichen Verfahren)⁴³. Dokument jest dwustronnym formularzem formatu A4 na karcie koloru żółtego, żółta jest również koperta zawierająca pismo. Formularz jest składany i umieszczany w kieszonce bocznej koperty, co zapobiega jego zagubieniu. Na pierwszej stronie formularza znajduje się kod kreskowy, który listonosz wprowadza do systemu teleinformatycznego poczty przed wyjściem w teren. Kod ten jest skanowany ponownie w razie bezskuteczności doręczenia. Ponadto, pierwsza strona formularza zawiera sygnaturę sprawy oraz dane adresata, określenie, czy możliwe jest dalsze przesłanie pisma w okręgu sądu rejonowego, sądu krajowego oraz całego państwa, szczegółowe uwagi, np. że niemożliwe jest doręczenie zastępcze albo do określonej osoby, o konieczności podania dokładnej godziny doręczenia, dane nadawcy, a także rubryki, które trzeba wypełnić przez zaznaczenie krzyżykiem w razie niedoręczenia. Należy wtedy podać powód, a także czy znany jest nowy adres odbiorcy, datę oraz złożyć podpis.

Niemcy są społeczeństwem mobilnym, często zmieniają adresy nawet w obrębie tego samego miasta czy tej samej dzielnicy, a zazwyczaj poczta wie o tym szybciej niż sąd. Na taką okoliczność Deutsche Post AG ma specjalną usługę (Nachsendeantrag), polegającą na przesyłaniu listów z poprzedniego adresu na aktualny przez określony czas. Listonosz wiedząc o zmianie adresu jest uprawniony do sprostowania nieaktualnego adresu w formularzu i wpisania nowego, musi przy tym napisać „berichchtigt” oraz datę i złożyć swój podpis. W takiej sytuacji doręczenie będzie kontynuowane na nowy adres, a sąd pozna go z formularza już po doręczeniu.

Druga strona formularza będzie wypełniona w razie powodzenia doręczenia. Pierwszą wymaganą informacją jest stanowisko doręczyciela – czy jest to pracownik poczty, urzędnik sądowy, komornik czy pracownik innego organu. Następnie należy zaznaczyć, czy pismo zostało wręczone, czy miała miejsce tylko próba wręczenia. Jeżeli przesyłkę wręczono, trzeba określić, czy na adres wskazany na pierwszej stronie formularza – jeśli nie, należy podać właściwy adres. Trzeba określić, komu pismo zostało wręczone: czy był to adresat osobiście, uprawniony przedstawiciel (przedstawiciel ustawowy, kierownik) czy pełnomocnik przedstawiający pisemne pełnomocnictwo. W dwóch ostatnich przypadkach należy podać imię i nazwisko danej osoby. Dalsze rubryki przewidują doręczenie dorosłemu członkowi rodziny, osobie zatrudnionej w rodzinie, stałemu współlokatorowi, osobie zatrudnionej w siedzibie przedsiębiorstwa, kierownikowi jednostki organizacyjnej oraz upoważnionemu przedstawicielowi. Tutaj także należy podać imię i nazwisko osoby, której doręczono pismo. Jeżeli natomiast miała miejsce próba doręczenia trzeba podać, czy polegała ona na wrzuceniu pisma do skrzynki należącej do mieszkania czy też do siedziby przedsiębiorstwa. Dalej przewidziano sytuację, w której złożono pismo w określonym miejscu – trzeba je nazwać i podać adres. Ponadto, trzeba opisać sposób powiadomienia adresata o złożeniu pisma – przez wiadomość umieszczoną z innymi listami, czy też przez naklejenie jej na drzwiach mieszkania, siedziby przedsiębiorstwa albo jednostki organizacyjnej. Przedostatnie pole dotyczy odmowy przyjęcia pisma – trzeba wskazać dane osoby odmawiającej, jej stosunek do adresata oraz czy pismo pozostawiło się w mieszkaniu, skrzynce do niego przynależącej, w siedzibie przedsiębiorstwa, jej skrzynce pocztowej albo że pismo odesłano do nadawcy z powodu braku mieszkania albo siedziby przedsiębiorstwa. W ostatniej rubryce natomiast należy podać datę i godzinę doręczenia, złożyć podpis oraz drukowanymi literami wpisać swoje imię i nazwisko. Wypełniony formularz po doręczeniu zostaje niezwłocznie przesłany do sądu.
[/hidepost]