Rewolucja cyfrowa w sądownictwie – przegląd obszarów i narzędzi wzmacniania efektywności wymiaru sprawiedliwości

Schemat 1. Rewolucja cyfrowa wymiaru sprawiedliwości – docelowe elementy ładu informatycznego

Przegląd wybranych obszarów informatyzacji do rozwoju w polskim wymiarze sprawiedliwości⁴

I. Należy wykorzystać rozwiązania dotychczas stosowane w sektorze publicznym do uwierzytelniania użytkownika (jak np. Profil Zaufany, podpis cyfrowy), jak i kanał komunikacji do wiarygodnego przesyłania korespondencji, jakim obecnie może być ePUAP⁵. Dzięki wykorzystaniu uwierzytelnienia dokumentu w wersji elektronicznej należy odejść od dokumentów zamkniętych (np. JPG, PDF) na rzecz skutecznie podpisanych elektronicznie dokumentów edytowalnych (np. RTF, DOC, DOCX). Dzięki temu cytowanie dokumentów stron nie będzie obarczone ryzykiem błędu ludzkiego. Należy rozszerzyć możliwość wykorzystania systemu ePUAP na potrzeby sądownictwa powszechnego do komunikacji uczestników spraw sądowych z sądami. Aktualne ograniczenie wykorzystania ePUAP-u do spraw administracyjnych jest niewystarczające.

Do czasu przyjęcia bardziej zautomatyzowanych formularzy należy rozbudować wykorzystanie formularza „Pismo ogólne w sprawie”, który umożliwia załączenie pism, podpisanych Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Docelowy model powinien uwzględnić wybór rodzaju sprawy i wskazywać na konieczne załączniki, oświadczenia i dokumenty.

W formularzu „Pismo ogólne w sprawie” weryfikowane są obecnie imię i nazwisko oraz nr PESEL nadawcy. Ponadto system ePUAP proponuje nadawcy do dalszej korespondencji domyślny adres poczty elektronicznej przypisany do Profilu Zaufanego. Umożliwia również wpisanie numeru telefonu wraz z numerem kierunkowym. Obecnie umożliwia również wybór dalszej korespondencji elektronicznej lub rezygnację z tej. Ta rezygnacja jest możliwa, choć dzięki zabiegowi wizualnemu nie jest intuicyjna i nie jest domyślnie włączona. Docelowo w powyższym formularzu „Pismo ogólne w sprawie” należy w porozumieniu z Centralnym Ośrodkiem Informatyki dodać do listy rozwijalnej opcję wyboru „sprawa sądowa”, a następnie powinien się pojawiać komunikat, że w tytule należy wpisać sygnaturę sprawy. Wybór konkretnego rodzaju sprawy powinien skutkować pojawieniem się kreatora, który prowadziłby po kolejnych wymogach formalnych, jak ma to miejsce wielu e-usługach dostępnych na portalu obywatel.gov.pl. Oczekiwanymi załącznikami – pismami w sprawie – powinny być dokumenty o standardzie edytowalnym (RTF, DOC, DOCX, ODT) zamiast skanów lub zdjęć dokumentów wcześniej wydrukowanych. Obecnie „Pismo ogólne w sprawie” umożliwia załączanie formatów nieedytowalnych (PDF, JPG). Należy pozostawić możliwość załączania nieedytowalnych formatów z uwagi na ich potencjalny walor dowodowy (zdjęcie, skan – innych dokumentów niż wytworzonych przez strony). Jednak poprzez komunikaty i instrukcje należy zachęcać uczestników postępowania do stosowania formatów edytowalnych składanych pism procesowych. Wyeliminuje to pracę manualną dot. przepisywania treści prezentowanych przez strony lub ryzyko wystąpienia błędu podczas optycznego rozpoznawania znaków (OCR).

Niewątpliwą zaletą zwiększenia znaczenia ePUAP-u byłoby wykorzystanie Profilu Zaufanego do podpisywania dokumentów przez strony. W lutym 2020 r. 5 mln Polaków miała Profil Zaufany⁶. Liczba ta stale rośnie w związku ze zwiększonym zainteresowaniem obywateli e-usługami w dobie zagrożenia epidemiologicznego.

II. Kluczowym wyzwaniem jest stopień wykorzystania ePUAP-u w sądach powszechnych. Ponieważ do dnia złożenia niniejszego artykułu Centralny Ośrodek Informatyki nie udzielił informacji o danych ilościowych odnośnie do stopnia wykorzystania ePUAP-u w sądach powszechnych, do dalszej analizy przyjęto dane, które wyświetla sam system podczas adresowania korespondencji. Po wpisaniu kolejno sformułowań odnoszących się do poszczególnych typów sądów powszechnych pojawiają się odpowiednie listy rozwijalne z instytucjami korzystającymi z systemu. Z tak zrealizowanej analizy wynika, że obecnie wszystkie sądy apelacyjne oraz okręgowe korzystają z ePUAP-u, tj. istnieje możliwość wyboru danego sądu jako adresata korespondencji. Jednak po wpisaniu w polu adresat sformułowania „sąd rejonowy” wyświetla się zaledwie 101 pozycji wyboru, z 318 sądów rejonowych. Dla zwiększenia roli ePUAP-u do spraw sądowych niezbędne byłoby pilne utworzenie kont dla wszystkich pozostałych sądów rejonowych. Utworzenie konta instytucji publicznej przez Centralny Ośrodek Informatyki jest czynnością technicznie osiągalną, a czasowo wykonalną w ciągu kilku dni (na wniosek uprawnionych osób, reprezentujących dany podmiot). Jednak liczba nowych kont – a tym samym nowych użytkowników wymagałaby pilnych szkoleń zrealizowanych w trybie webinariów lub wymiany dobrych praktyk pomiędzy sądami, które już ten system wykorzystują. Kluczową sprawą dla efektywności tego rozwiązania jest przeanalizowanie omawianego procesu wewnątrz sądów, w tym poprzez przegląd i aktualizację wewnętrznych instrukcji, tak aby nowy kanał komunikacji nie stał się nowym „wąskim gardłem”.

III. O ile taka funkcjonalność nie została jeszcze wdrożona wraz z integracją Portalu Informacyjnego – system ePUAP od strony urzędników sądowych powinien być zintegrowany z systemami wykorzystywanymi w sądach, tj. Sędzia2 lub Currenda. W przypadku tymczasowego braku możliwości integracji systemów należy zamówić u dostawców obu ww. systemów sądowych komponent kopiujący dane według sygnatury lub uczestnika sprawy, tzn. rozwiązanie z obszaru robotyzacji. Robotyzacja polega na oprogramowaniu procesów w ten sposób, że powtarzalne czynności, np. weryfikacja spójności danych między systemami czy przepisanie treści danych z jednego systemu do drugiego – odbywa się bez udziału pracownika.

IV. Kluczową sprawą do usprawnienia komunikacji, zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej, powinno być wdrożenie na szeroką skalę rozwiązań wykorzystujących optyczne rozpoznawanie znaków (ang. OCR – optical character ­recognition). Dotyczy to zarówno nieedytowalnych dokumentów (papier, JPG, PDF) składanych przez strony postępowania, jak również całej korespondencji administracyjnej, która towarzyszy wymiarowi sprawiedliwości. Przykładowo przypisanie faktury kosztowej do właściwej jednostki organizacyjnej sądu i pracownika odpowiedzialnego za dany koszt powinno następować od razu po zeskanowaniu faktury po jej wpłynięciu do sądu, a nie po przejściu „ścieżki służbowej” takiego dokumentu przez sekretariaty, przełożonych i docelowo pracownika. Praca manualna pracowników administracyjnych jednostek wymiaru sprawiedliwości ograniczyłaby się do spraw nietypowych, a uwolnione zasoby powinny być wykorzystane do wzmocnienia pozostałych procesów realizowanych w sądach.

V. Analogicznie do szablonów przelewów podatkowych, które powszechnie przyjęły się w systemie bankowym należy wprowadzić we współpracy z branżą finansową szablony przelewów do jednostek wymiaru sprawiedliwości. Efektywna współpraca sektora publicznego ze Związkiem Banków Polskich przy wdrożeniu innych systemów IT pokazuje, że jest to osiągalne. Dzięki temu przypisanie wniesionych opłat do konkretnej sprawy umożliwiałoby robotyzację tego procesu. Robotyzacja rozliczeń finansowych jest powszechnie wykorzystywana w Polsce w branży finansowej i telekomunikacyjnej.

VI. Obecna sytuacja wymaga szybkiego i efektywnego zracjonalizowania procesów wewnętrznych. Przykładowo wnioski urlopowe oraz wnioskowanie lub usprawiedliwianie nieobecności z innych tytułów, wnioski o świadczenia socjalne, wnioski szkoleniowe, rejestracja ewidencji czasu pracy, powinny się odbywać za pomocą powszechnie stosowanych na rynku rozwiązań informatycznych. Docelowym rozwiązaniem w jednostkach wymiaru sprawiedliwości powinny być rozwiązania informatyczne, które od strony pracowników są samoobsługowymi portalami pracowniczymi, a od strony przełożonych i funkcji administracyjnych pozwalają na raportowanie informacji zarządczej (tzw. kokpity menedżerskie).