Strategia SSP „Iustitia” dotyczaca działań w krótkim, średnim i długim horyzoncie czasowym
Obszar krótkoterminowy to obszar, w ramach którego Ministerstwo Sprawiedliwości, we współpracy z sądami, uruchomi szereg działań zmierzających do rozwiązania bieżących problemów w sądach w akceptowalnej perspektywie czasowej. Niektóre z inicjatyw będą trwałe, tzn. zostaną włączone do docelowego systemu centralnego, a inne zostaną zastąpione przez centralny system lub wycofane z użycia. Pierwszym krokiem powinno być opracowanie mapy drogowej cyfryzacji sądownictwa z koncentracją na poniżej wskazanych zagadnieniach:
A. Rozszerzenie dostępu sądów do baz danych podmiotów ze sfery publicznej uwzględniając możliwości robotyzacji i weryfikacji danych istotnych z punktu widzenia toczącego się postępowania.
B. Rozszerzenie funkcjonalności istniejących systemów, np:
– składanie pism przez strony za pomocą Portalu Informacyjnego;
– doręczenia przez Portal Informacyjny pism między profesjonalnymi pełnomocnikami;
– umożliwienie składania w wybranych typach spraw wniosków i pism na formularzach w formie elektronicznej z użyciem Portalu Informacyjnego (np. sprawy o alimenty, stwierdzenie nabycia spadku, etc.);
– automatyczne generowanie projektów prostych zarządzeń i orzeczeń, np. zlecenie wywiadu kuratora, zwrot pozwu/wniosku, wynagrodzenie tłumacza/biegłego;
– poprawa jakości przetwarzania mowy na tekst z automatycznym importem transkrypcji do protokołu rozprawy;
C. Systematyczne, uwzględniające realne potrzeby sądów, wprowadzanie nowych narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję. Należy wskazać na szerokie wykorzystanie w sektorze publicznym systemów do robotyzacji procesów, które mogą być wsparte np. analizą dokumentów pozbawionych struktury (np. pozwy, pisma procesowe) wspartą AI. Oprócz Ministerstwa Finansów, roboty takie działają już w ZUS, KRUS, NFZ, Ministerstwie Edukacji, Ministerstwie Sportu i in. Wykorzystanie takich systemów w sądownictwie skutecznie wpłynie na zmniejszenie obciążenia pracą sekretarzy sądowych, którzy będą mogli skoncentrować się na zadaniach nietrywialnych, a robot z powodzeniem może wykonywać proste i powtarzalne czynności z zakresu biurowości [np. rejestrację sprawy na podstawie danych papierowych (w tym aktu oskarżenia z prokuratury), sprawdzenia w systemach zewnętrznych, tworzenie sprawozdań statystycznych] z prędkością nieporównywalną do ludzkiej i przez całą dobę. Sądy prowadzą już pierwsze próby wykorzystania takich narzędzi.
Realizacja powyższych punktów nie wymaga znacznych nakładów finansowych, a wykorzystanie kadry z sądów umożliwi realizację zadań w bezpośrednim kontakcie z przyszłymi użytkownikami systemu. Polega raczej na rozwoju i integracji systemów i procesów, które już funkcjonują w sądownictwie z wyraźnym naciskiem na przyspieszenie postępowania. Pozwala to na osiągnięcie wymiernego sukcesu w zakresie unowocześnienia i sprawności postępowań w krótkim okresie.
Jednocześnie wskazać należy na konieczność weryfikacji efektywności dotychczasowego modelu komunikacji z sądami, opartego na pełnomocnikach ds. informatyzacji w ramach struktury sądów okręgowych i apelacyjnych. Obecnie są to bardzo często osoby o znikomej wiedzy z zakresu nowych technologii, niepodejmujące żadnych aktywności w zakresie pełnionej funkcji. Działanie to pozwoli na udrożnienie komunikacji pomiędzy Ministerstwem Sprawiedliwości a sądami w tak ważnej kwestii jak informatyzacja.
Poniżej przedstawiono zaledwie kilka przykładów racjonalizacji działań związanych z szeroko pojętą cyfryzacją wymiaru sprawiedliwości, które w modelu docelowym mogą być działaniami średnioterminowymi. Jednak w większości z nich wskazano również ścieżkę alternatywną w celu osiągnięcia rezultatu w perspektywie krótkoterminowej.
SYSTEMY REPEROTYJNO-BIUROWE
Wprowadzenie jednolitego systemu informatycznego (CaSuS/e-BS), który zapewni możliwość wglądu do danych o sprawach (poza „wrażliwymi” kategoriami) w innym sądzie. Dostęp taki będzie odnotowywany, ale nie będzie wymagał, co do zasady, akceptacji innego sądu. Jednocześnie sędzia przy analizie swojej sprawy będzie miał wgląd do listy spraw zakończonych i będących w toku z udziałem tych samych stron, co ułatwi weryfikację danych adresowych oraz umożliwi trafniejsze decyzje procesowe (zob. sprawa Ł. Żaka).
Ujednolicenia wymagają również zasady dostępu sędziów do zdalnych pulpitów, które potrafią się różnić w ramach jednego okręgu sądowego.
Jak wskazano na wstępie, budowa centralnego, jednolitego systemu dla sądów jest działaniem koniecznym, ale długoterminowym. W celu rozwiązania powyższych problemów proponuje się odpowiednie dostosowanie Portalu Informacyjnego, do którego sędziowie mają już dostęp (wgląd dotyczy spraw prowadzonych przez wydział, w którym orzeka dany sędzia). Analizy wymaga zakres i procedura udostępnienia danych ze spraw prowadzonych w innych sądach. Możliwy jest tryb wnioskowy, wgląd pełny, wgląd wyłącznie w orzeczenia i inne (perspektywa krótkoterminowa).