Wsparcie eksperckie sądownictwa w perspektywie koncepcji zarządzania wiedzą
III. Pozafinansowe warunki pracy biegłych
Autorzy nowych rozwiązań zdają się mieć świadomość, że eksperci w swoich dziedzinach pracują w obszarach swojej specjalizacji na co dzień i praca na rzecz sądów jest dla nich poboczna, względem podstawowej działalności zawodowej, a więc powinna być atrakcyjna w wielu warstwach:
1) wynagrodzenia odzwierciedlającego kompetencje;
2) uwzględniać pozafinansowe warunki współpracy w tym efektywność komunikacji;
3) uwzględniać prestiż i szacunek do roli tej instytucji wśród interesariuszy wymiaru sprawiedliwości.
W szczególności kluczową rolę powinny mieć tu pozafinansowe warunki współpracy, a przede wszystkim zniesienie barier administracyjnych oraz szacunek do czasu, jaki biegły poświęca na czynności inne niż praca nad samą opinią.
Sposób rekrutacji powinien być intuicyjny i prosty w warstwie technicznej i organizacyjnej oraz wymagający w warstwie merytorycznej. Obecnie ten proces przebiega odwrotnie – jest niejednorodny i w niektórych sądach wymagający pod względem administracyjno-technicznym, a subiektywny i nieadekwatny do współczesnych wymagań merytorycznych. W tym zakresie warto skorzystać zarówno ze sprawdzonych i wieloletnich rozwiązań ustawowych17, jak i organizacyjno-technicznych w naborze ekspertów oceniających projekty europejskie. Należy zidentyfikować dobre i złe praktyki w naborze ekspertów zewnętrznych w sektorze publicznym, w celu skorzystania z tych dobrych i uniknięcia błędów tych nieefektywnych. Przykładowo wniosek o wpis na listę ekspertów funduszy europejskich w Województwie Śląskim rozpatrywany jest przez kilka tygodni, a analogiczny wniosek w Województwie Mazowieckim zajmuje kilka miesięcy. Jednym z kluczowych czynników sukcesu rozwiązań śląskich jest wdrożenie intuicyjnej, a jednocześnie dopasowanej do specyfiki naboru aplikacji rekrutacyjnej18, która prowadzi „za rękę” kandydata jednocześnie wymuszając pewne kroki – merytorycznie istotne (np. skany kluczowych dokumentów potwierdzających doświadczenie i wykształcenie).
Kolejnym zagadnieniem, które ma znaczenie dla przyjazności relacji pomiędzy biegłymi, a sądami to uwzględnienie naturalnych ograniczeń czasowych dla zadań dodatkowych to jest łatwości:
1) ustalenia obciążenia czasowego oraz obciążenia liczbą opinii;
2) zawiadamianie sądu o tymczasowej nieobecności – niewymagające decyzji, zarządzeń i komunikatów;
3) ustalenie terminów: na dostarczenie opinii, udział w rozprawach zdalnych, udział w rozprawach stacjonarnych.
Powyższe zagadnienie nie wymaga szczegółowych regulacji prawnych, ale przemyślanych i dedykowanych narzędzi elektronicznych wspierających proces opiniowania. Na spójność informatyzacji procesu sądowego, w usystematyzowaniu współpracy z biegłymi wskazuje V. Harsági19. Mając na uwadze, że projekt ustawy o biegłych jest opracowywany równolegle do działań w obszarze informatyzacji wymiaru sprawiedliwości, warto pamiętać, że współpraca z biegłymi powinna być włączona w planowane rozwiązania dotyczące Cyfrowego Sądu – a więc systemu wspierającego cały przebieg danej sprawy. Obecnie zróżnicowanie sposobu podpisania, dostarczenia i włączenia do akt sprawy dowodu z opinii biegłego wynika z braku regulacji zarówno dotyczących biegłych, jak również luk w dotychczasowym przebiegu informatyzacji sądownictwa.
Już dzisiaj zarówno w Polsce (np. w funduszach europejskich), jak i w rozwiązaniach dojrzałych cyfrowo wymiarów sprawiedliwości można znaleźć gotowe opisy modeli i przepływu dokumentów i rezultatów prac (tzw. work-flow) oraz odpowiedniej architektury informacji. Opinie powinny być dostarczane i podpisywane w systemie dedykowanym do współpracy z biegłymi lub być integralnym komponentem systemu wsparcia merytorycznego pracy sądów. Opinia biegłego w formie wydruku powinna być wyjątkiem, uzasadnionym specyfiką sprawy i kompetencjami uczestników postępowania. Ze względu na konieczność oceny, wiarygodności i rozliczalności opinii wersja elektroniczna nie powinna być skanem z papieru – ale pierwotnie plikiem wygenerowanym z poziomu programu, w którym została stworzona. Plik taki jest nie tylko mniejszy, a więc łatwiejszy w przesyłaniu i przechowywaniu na infrastrukturze informatycznej sądownictwa, ale również umożliwia dalszą analizę np. w zakresie oryginalności, porównywalności, czy kopiowania na potrzeby przywołania np. w uzasadnieniu rozstrzygnięcia sądowego.
Czynnikiem wpływającym na gotowość do współpracy z sektorem publicznym, w tym z wymiarem sprawiedliwości jest zarówno wysokość, jak również termin wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie powinno być wypłacane bez zbędnej zwłoki, po odebraniu przez sąd opinii od biegłego, przy czym bezzwłoczność należy tu oceniać jako efektywną datę wpływu przelewu na konto biegłego, a nie przesyłanie dokumentów kolejnym komórkom administracyjnym, która w całości nie przekłada się na szybki termin wypłaty. Jest to szczególnie ważne dla budowania zaufania pomiędzy ekspertami specjalistycznych dziedzin, a sektorem publicznym. Bezpieczne i komfortowe z perspektywy komórek administracyjnych i finansowych sądu terminy zapłaty – które nie odbiegają od standardów w sektorze publicznym – mogą być nie do przyjęcia w gronach ekspertów, którzy cenią swój czas i ekspercką pracę. Stąd kolejnym komponentem wymagającym uwzględnienia przy modernizacji obszarów współpracy biegłych z sądami – jest zwiększenie efektywności procesu wypłaty wynagrodzenia tj. realnego skrócenia terminu wypłaty wynagrodzenia, w stosunku do terminu otrzymania oraz przejętej przez sąd opinii biegłego.
Ocena okresowa współpracy biegłych powinna obejmować zarówno merytoryczne, jak również aksjologiczne czy interpersonalne aspekty współpracy np. w zakresie etyki (w tym bezstronności i bezinteresowności, ze szczególnym uwzględnieniem konfliktów interesów), responsywności, czy sposobu komunikacji interpersonalnej w trakcie i pomiędzy rozprawami. Szczególnie istotne w tym kontekście są kwestie związane z identyfikacją, zarządzaniem i eliminacją konfliktów interesów. Podobnie jak w przypadku ekspertów oceniających projekty z funduszy europejskich zagadnienie to powinno być badane przed nawiązaniem współpracy z biegłym, w czasie tej współpracy i po jej zakończeniu. Obecnie spotykane są sytuacje, że sądom przedstawiają opinie biegli np. w sprawach kredytów indeksowanych w walutach obcych, którzy wcześniej byli bezpośrednio związani z branżą bankową i doradzali w udzielaniu kredytów obarczonych wadami prawnymi. Zachowanie bezstronności i bezinteresowności jest gwarantem zaufania do pracy biegłych, a co za tym idzie również zaufania do wymiaru sprawiedliwości jako całości. W tym zakresie istnieje cały szereg trwałych w polskim porządku prawnym rozwiązań począwszy od Kodeksu postępowania administracyjnego20, przez ustawę o służbie cywilnej21, czy też wynikający z tej ustawy katalog wartości22, aż po wspomnianą już regulację dotyczącą wydatkowania środków europejskich. Przedłożony projekt założeń ustawy o biegłych nie pozwala na ocenę, czy i w jakim zakresie skorzystano z istniejących dojrzałych rozwiązań regulacyjnych dotyczących zarządzania konfliktami interesów. Warto z nich skorzystać na wczesnym etapie kształtowania ładu regulacyjnego biegłych sądowych, ponieważ wkomponowanie istniejących instytucji do nowego modelu będzie łatwiejsze na etapie wdrożenia, z uwagi na wypracowane już rozwiązania w pragmatyce sektora publicznego.