Wykorzystanie Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych do dokonania czynności procesowej sądu

Pisma sądowe

Zgodnie z treścią art. 53c PrUSP dokument pochodzący od sądu, a uzyskany z systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, ma moc dokumentu wydanego przez sąd, o ile ma cechy umożliwiające jego weryfikację w tym systemie. W § 2 tego artykułu upoważniono Ministra Sprawiedliwości do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i cech umożliwiających weryfikację istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe. Rozporządzenie zostało wydane 7.9.2016 r.⁹

Do weryfikacji istnienia i treści pisma konieczne jest, aby zostało ono opatrzone informacją, która umożliwia jednoznaczne zweryfikowanie istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym (§ 2 ust. 1 WeryfPismR). Natomiast weryfikacja istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe odbywa się za pośrednictwem usługi udostępnianej na stronie internetowej (§ 1 WeryfPismR).

Informacja taka ma zaś zawierać niepowtarzalny identyfikator, który umożliwia weryfikację pisma z danymi zawartymi w systemie teleinformatycznym; adres strony internetowej, na której jest udostępniana usługa; oznaczenie danych adresowych sądu, od którego pochodzi pismo; informację o dacie, godzinie, minucie i sekundzie, w której nastąpiło pobranie pisma; wskazanie ilości stron jakie liczy pismo, oraz oznaczenie numeru każdej strony; nazwę pisma; klauzulę, że pismo posiada moc pisma wydanego przez sąd, bez opatrywania go w pieczęć urzędową i podpis upoważnionego pracownika (§ 2 ust. 2 pkt 1–8).

Z kolei w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 18.6.2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej¹⁰ wprowadzono dalsze postanowienia odnoszące się do sytemu informatycznego sądu i dokumentów podlegających wysłaniu. W pierwszej kolejności trzeba jednak zwrócić uwagę na przekwalifikowanie przez Ministra Sprawiedliwości systemu informatycznego wykorzystywanego w obszarze biurowości sądów na system teleinformatyczny, czyli pozwalający na dostęp do niego innym podmiotom.

Niemniej w odniesieniu do art. 15zzs⁹ ust. 2 ZapobChoróbU pozostaje aktualne stwierdzenie braku możliwości wykorzystania w chwili obecnej systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe dla doręczenia pism sądowych, wobec czego doręczenie adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej takich pism – jako pełnomocnikom – będzie następowało poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (w systemie wynikającym z zakresu działania sekretariatów sądów ) wraz z dopuszczalnością udostępnienia stronom pism umieszczonych w tym systemie.

Nie obejmuje ten sposób doręczenia jedynie pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu (art. 15zzs⁹ ust. 2 zd. 2 ZapobChoróbU).

W przypadku więc gdy wraz z pismem sądowym jest doręczany odpis pisma procesowego, doręczenie nastąpi poprzez operatora pocztowego (rzadziej przez osoby zatrudnione w sądzie – w tym w sekretariacie – sądową służbę doręczeniową, komornika, a wyjątkowo przez Policję lub Żandarmerię Wojskową).

Przed wskazaniem przykładowych sytuacji wiążących się z doręczeniem w tradycyjny sposób, istotne staje się zaznaczenie, że art. 15zzs⁹ ust. 2 zd. 1 jest przepisem szczególnym w zakresie sposobu doręczenia pisma. Jak zaznaczono we wprowadzeniu, przy tworzeniu normy kompetencyjnej – w części łączącej się z realizacją przez sąd doręczenia – wyznaczenie obowiązku wykonania upoważnienia, sprowadza się do powinności doręczenia pisma przez portal informacyjny. Ustawodawca nie wprowadził wyrazu „może” dla odniesienia realizacji przez sąd kompetencji w obszarze dokonania określonej czynności konwencjonalnej – do kontekstu podejmowania takiej decyzji – ale wprowadził wyraz wskazujący na nakaz odpowiedniego zachowania. Wobec czego należy mieć na względzie to, iż tradycyjny sposób doręczenia będzie w tym momencie wyjątkiem. Nie powinien więc sąd umieszczać w przesyłce wszystkich niewysłanych wcześniej pism wraz z doręczanym pismem procesowym czy pochodzącym od osoby trzeciej. Lecz z odpisem pisma procesowego zostanie doręczone to pismo sądowe, które się do niego bezpośrednio odnosi.

W przypadku pism procesowych – gdy obie strony reprezentuje fachowy pełnomocnik – sprowadzi się do pism wymienionych w art. 131 § 1¹ KPC. Gdy strona nie będzie w taki sposób reprezentowana, wszystkie odpisy pism procesowych zostaną doręczone z pominięciem portalu informacyjnego. Pisma pochodzące od osób trzecich, to przede wszystkim opinia biegłych, inne pisma biegłego czy świadka, pisma osób obowiązanych do złożenia dokumentu, informatycznego nośnika danych (chociaż w przypadku postanowień sądu trzeba zwrócić uwagę na brak konieczności doręczenia odpisu orzeczenia stronom – art. 357 § 4 KPC). Pismo procesowe – strony wnoszącej – z pismem sądowym zostanie doręczone w tradycyjny sposób gdy będzie to fizyczny zwrot pozwu, wniosku po uprawomocnieniu się zarządzenia o zwrocie, odpis pozwu dla doręczenia go stronie pozwanej przez komornika (w trybie art. 1391 § 1 KPC).

Przepis wprowadza jeszcze jeden wyjątek w ramach nakazu doręczenia pisma sądowego przez portal informacyjny, gdy dokonanie takiego doręczenia jest niemożliwe ze względu na charakter pisma, a przewodniczący zarządził odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego (art. 15zzs⁹ ust. 5 ZapobChoróbU). Charakter to m.in.:
a) ogół cech właściwych jakiejś rzeczy, zjawiskach decydujących o ich indywidualnej naturze; postać, forma, wygląd;
b) także przeznaczenie, rola, funkcja czegoś, kogoś;
c) indywidualny sposób, styl pisania ręcznego¹¹.