Wykorzystanie Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych do dokonania czynności procesowej sądu
Dalszym jeszcze zagadnieniem, jakie pojawia się przy takim doręczeniu jest postać pisma. W przypadku doręczenia elektronicznego pisma i orzeczenia mają postać dokumentów zawierających dane z systemu teleinformatycznego (art. 140 § 3 KPC). Przepis określa postać w jakiej wiadomości jest notyfikowana danemu podmiotowi. Konieczna staje się tożsamość umieszczonego w systemie pisma i udostępnionego zawodowemu pełnomocnikowi do zapoznania się. Tym niemniej można stwierdzić, że orzeczenia sądu również przyjmują postać danych z systemu teleinformatycznego. Nie jest to wobec tego przeszkoda, by orzeczenie było doręczone za pośrednictwem portalu informacyjnego. Wypadnie przy tym dodać, że przy wydaniu zarządzenia z 18.6.2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej17 pozostawiono nałożone na sekretariat obowiązki co do postaci, w jakiej pisma sądowe są wysyłane. Zgodnie z § 31 ust. 1 OrganSekretZ odpisy dokumentów z akt sądowych sporządza się poprzez wykonanie ich kopii i opatrzenie pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 21 ust. 1 OrganSekretZ (nazwą sądu, sygnaturą akt, datą podpisania pisma, stanowiskiem służbowym lub pełnioną funkcją wraz z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej, choć pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną). Przy występującej zasadzie wysyłania podpisanych pism sądowych wprowadzono odstępstwa od tego obowiązku. Wymienione zostały – jako załącznik nr 3 – pisma, które zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, nie wymagają podpisu. Nie stosuje się do nich także wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem (§ 21 ust. 4 OrganSekretZ). Ale obok pism i odpisów – wymienionych w § 21 ust. 4 OrganSekretZ – także te które są przesyłane drogą elektroniczną nie wymagają do uwierzytelnienia podpisu i pieczęci (§ 31 ust. 5 OrganSekretZ). Bez względu jednak na przepisy zarządzenia w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej doręczeniu pełnomocnikom zawodowym podlegają pisma sądowe. Ewentualne wątpliwości, jakie mogłyby powstać, są wynikiem braku odpowiednich zmian w zarządzeniu co do organizacji i zakresu działania sekretariatów i dostosowania jego treści do art. 15zzs9 ust. 2 zd. 1 ZapobChoróbU. Nie może jednak przepis niższego rzędu prowadzić do wykładni ograniczającej stosowanie przepisów ustawy, i to nawet później wydanej18.
Odmiennej oceny wymaga tytuł wykonawczy. Jego postać uregulował ustawodawca w Kodeksie postępowania cywilnego. Treść postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności zawiera art. 783 § 1 KPC. Postanowienie to umieszcza się na tytule egzekucyjnym (art. 783 § 11 KPC). Przy czym postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym wymienionym w art. 777 § 1 pkt 1 i 11, jest wydawane bez spisywania odrębnej sentencji, a tylko przez umieszczenie na tytule egzekucyjnym klauzuli wykonalności. Natomiast wymaga ono opatrzenia klauzuli wykonalności podpisem sędziego albo referendarza sądowego wydającego postanowienie (art. 783 § 3 KPC). Właściwe byłoby tym samym nawiązanie do przytoczonej definicji charakteru rzeczy jako indywidualnej postaci, formie, wyglądzie pisma – dokumentu – wraz z jego rolą i przeznaczeniem dla zakwalifikowania go do podjęcia decyzji o doręczeniu w sposób tradycyjny (art. 15zzs9 ust. 5 ZapobChoróbU). Przykładem dla takiej decyzji powinny być także przepisy szczególne, które przewidują odrębne zasady doręczenia – a co potwierdza także ich charakter co do pojęcia funkcji czy roli pisma. Odnosi się np. do tytułu wykonawczego art. 7942 § 1 zd. 1 KPC czy tytułu zabezpieczenia art. 740 § 1, 3, 4 KPC (jeśli nie będzie odrębnego konta dla umieszczenia w nim pisma dla tego podmiotu).
Doręczenie
Czynność doręczenia pisma, która składa się z całego zespołu prostych zachowań z wyznaczonym dla nich wspólnym celem, sprowadza się do osiągnięcia oznaczonego skutku przewidzianego przez przepisy Kodeksu. Jest nim stworzenie sytuacji umożliwiającej adresatowi zapoznanie się z treścią pisma w określonej chwili. W przypadku doręczenia przez portal informacyjny będzie to przede wszystkim decyzja sądu
– sędziego, referendarza, asystenta – o doręczeniu pisma sądowego zawodowemu pełnomocnikowi. Sprowadza się to do umieszczenia pisma w systemie informatycznym obsługującym działanie sekretariatu, a umożliwiającym – jako system teleinformatyczny – udostępnianie go w ramach tzw. portalu informacyjnego. Właściwe będzie to pismo przewodnie z załącznikami (orzeczeniem, zarządzeniem, gdy przestaną być projektami), wezwanie, zawiadomienie.
Stworzenie sytuacji umożliwiającej adresatowi zapoznanie się z treścią pisma następuje z chwilą umieszczenia go w portalu informacyjnym. Zaistnienie tego skutku przesunął jednak ustawodawca na moment zapoznania się z treścią pisma przez zawodowego pełnomocnika poprzez jego konto główne w portalu informacyjnym i po weryfikacji jego do-
stępu do sprawy. Albo jest to chwila wyznaczona upływem 14-dniowego okresu od zamieszczenia pisma w portalu informacyjnym. Ustawodawca w art. 15zzs9 ust. 3 stwierdza, że: „datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym”.
Powstaje natomiast w tym miejscu pytanie o zaistnienie skutku doręczenia pisma, gdy pełnomocnik nie mógł się z nim zapoznać. Uzasadnione staje się przy tym podkreślenie, że w przypadku pism sądowych ich doręczenie pozostaje nadal obowiązkiem sądu. W związku z wprowadzoną w KPC zasadą oficjalności doręczeń to sąd powinien podjąć czynności umożliwiające zawodowemu pełnomocnikowi zapoznanie się z treścią pisma. Tymczasem – bez wyboru takiego sposobu doręczenia pism – pełnomocnik został zobowiązany do posiadania konta w portalu informacyjnym. W momencie opracowania artykułu, mimo administrowania portalem informacyjnym przez Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, utworzenie konta było wymagane dla obszaru odpowiedniego sądu apelacyjnego z weryfikacją dostępu do konkretnej sprawy przez kierownika wydziału (lub upoważnionego pracownika). Ale dostęp do portalu informacyjnego jest możliwy wyłącznie po zaakceptowaniu regulaminu wydawanego przez Prezesa Sądu Apelacyjnego z koniecznością podania znacznej liczby danych osobowych, w tym numeru PESEL. Żaden przepis prawa nie nakłada jednak takiego obowiązku na pełnomocnika. Przy czym pełnomocnikowi pozostawiono kilkanaście dni na pozyskanie dostępu do portalu informacyjnego, co w porównaniu chociażby z okresem wyznaczonym na założenie adresu elektronicznego (ze skrzynką doręczeń) przez ustawę o doręczeniach elektronicznych z 18.11.2020 r.19, jest bardzo krótkim okresem. Jeśli więc w początkowym okresie nie udało się założyć konta czy dostępu, pozostanie otwarta kwestia wniosku o przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej, chyba że było to spowodowane funkcjonowaniem systemu teleinformatycznego, lecz nie ma żadnego uregulowania w ZmKPC2021. Nie ma także jakichkolwiek przepisów odsyłających. Treść art. 15zzs9 ust. 4 ZapobChoróbU świadczy o tym, że doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego będzie wywoływało skutki procesowe określone w KPC właściwe dla doręczenia pisma sądowego. Przyjęcie występowania luki prawnej w przypadku niemożności zapoznania się z pismem ze względu na nieprawidłowości działania portalu informacyjnego prowadzi do konieczności przeprowadzenia wykładni przepisów prawa związanych z doręczeniem pism sądowych przez system teleinformatyczny.